Quem trabalha com contabilidade já sabe que uma das habilidades mais preciosas é saber se adaptar bem a mudanças, pois essa área está sempre em constante transformação. Uma das mais recentes atualizações é a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), que foi prorrogada para 03 de maio de 2021, é uma legislação criada para todas as empresas que coletam, armazenam, processam e descartam dados, tanto na forma física quanto digital.
No caso dos escritórios contábeis, são utilizados dados de clientes e também de funcionários, e essa lei visa assegurar o uso devido dessas informações para garantir o direito dos usuários sobre elas e evitar possíveis problemas, tornando esse processo mais seguro e confiável.
Visto que o tratamento de dados pessoais precisa ser bem realizado, a fim de respeitar o direito à privacidade, e que atualmente algumas informações viram motivo de competição ou gestão de crise entre algumas organizações, o cumprimento da LGPD é de extrema necessidade.
Apesar de ser uma mudança muito importante, com o objetivo de preservar o sigilo de diversos dados, a LGPD vai exigir algumas alterações no cotidiano de empresas de contabilidade, o que tem se tornado um desafio para muitos profissionais. Os escritórios contábeis deverão passar por mais algumas transformações em seus processos para garantir a eficiência nos seus procedimentos e o cumprimento desta lei. Continue a leitura deste conteúdo para entender os principais impactos da LGPD nas empresas contábeis. Vamos lá!
Análise de processos O primeiro passo para se adequar melhor à LGPD é analisar como são feitos todos os processos da empresa, a fim de identificar o que deve ser mudado e o que passará a ser realizado.
É preciso fazer um diagnóstico de cada fluxo da empresa contábil, principalmente nos que trabalham diretamente com uso e proteção de dados, para avaliar melhor a questão referente à privacidade de informações.
Você deve verificar alguns pontos específicos, como:
– onde estão os dados pessoais atualmente;
– em que local (físico ou digital) os dados costumam ser armazenados;
– como está a classificação e organização de dados;
– se há alguém ou alguma equipe responsável pelos dados;
– se existe algum investimento em programa de proteção de dados.
É recomendável avaliar também como se dão as etapas de trabalho em setores específicos, como a gestão de processos e a TI da empresa contábil, por exemplo.
2. Treinamento da equipe Por mais que seja possível conhecer mais sobre as exigências da LGPD na internet, é preciso estar totalmente por dentro das futuras mudanças do dia a dia na prática. Então, é fundamental participar de treinamentos para evitar desentendimentos ou falhas e garantir que toda a equipe fique alinhada neste novo processo.
Vale lembrar que os dados pessoais considerados na lei são “toda informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável”, e que informações jurídicas não são dados pessoais.
Os treinamentos também são essenciais para aumentar a conscientização sobre as determinações e sanções da LGPD, ajudando a equipe de colaboradores a tirar quaisquer dúvidas e entender os processos da empresa, a fim de adaptá-los da melhor forma possível ao novo cenário e garantir que tudo seja realizado adequadamente.
3. Organização e mapeamento de dados
Outro ponto importante nesse processo de adaptação à LGPD é mapear os dados da empresa contábil para identificar possíveis erros, analisar as mudanças que deverão ser feitas e planejar melhorias nos próximos passos.
Depois de analisar os processos e realizar treinamentos, é importante organizar as informações e os dados pessoais que a empresa já possui e adotar medidas eficazes para praticar as determinações da lei em sua rotina.
Nesse momento, é importante definir responsáveis – em cada equipe ou setor – por manter o tratamento de dados de acordo com as exigências da LGPD. Estes colaboradores responsáveis deverão saber o que fazer em caso de violação de segurança de informações e estabelecer uma padronização registrada de soluções eficazes para isso; e se comunicar com o controlador, os titulares dos dados e a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados), entre outras tarefas necessárias.
4. Utilização de ferramentas tecnológicas Um dos principais impactos da adequação à LGPD será a priorização do uso de sistemas e ferramentas tecnológicas nas empresas contábeis. Por mais avanços que a tecnologia tenha feito nos últimos anos, aderir a alguns processos digitais ainda é um desafio para muitos escritórios de contabilidade.
Entretanto, com a LGPD, esse cenário tende a mudar bastante nos próximos anos. Isso porque manter dados seguros pode parecer uma tarefa cheia de protocolos, mas se torna muito mais prática com o auxílio da tecnologia.
Armazenar dados na nuvem, por exemplo, é uma forma de garantir mais segurança e controle. Isso permite que os dados possam ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar, e também é uma ótima forma de definir níveis de acesso e compartilhamento, otimizando processos, gerando mais proteção às informações e garantindo mais credibilidade com os clientes.
6. Comunicação mais transparente Assim como os dados deverão se tornar mais protegidos, a comunicação com os clientes deverá ser mais clara e transparente, a fim de gerar mais segurança aos processos realizados.
Por isso, é fundamental adquirir consentimento de seus clientes, comunicar como serão realizados os novos fluxos de trabalho, definir um código de conduta, educar sobre as determinações e exigências da lei, enviar informações necessárias, avisar sobre a privacidade de dados e o que deverá ser feito diante de uma infração de segurança.
Esse ponto será essencial para alinhar os processos com o cliente, facilitar o entendimento sobre as novas demandas da equipe, aumentar a credibilidade da empresa a longo prazo, desenvolver mais habilidades profissionais, abrir novas oportunidades, gerar competitividade no mercado e melhorar o relacionamento com o seu público.
7. Monitoramento dos processos
Por último, mas ainda muito importante, deve ser realizado um monitoramento frequentemente no tratamento de dados e nos processos de trabalho que lidam com isso para garantir melhorias crescentes à adequação.
É essencial criar um programa de privacidade de informações, seguindo as solicitações da LGPD, contar com o auxílio de especialistas em segurança de dados, monitorar as operações e ter atenção às resoluções da lei para manter sua empresa contábil sempre dentro das normas exigidas.
Fonte: Contábil10